Handbok - Sjötransporter

Denna Handbok ämnar sig till att vara stödjande för användaren, att få en god inblick i lösningen av Sjötransporter i VIOL 3.

Genom att ta del av de rekommendationer och information som detta dokument innehåller, är målet att som användare kan sätta upp och följa upp råvaru- och transportaffär som har anknytning till en sjötransport.

Övergripande information

Rapporteringsklienten

När du använder rapporteringsklienten kan du inte i nuläget ange vilken lagerplats råvaran kommer ifrån eller vilken avlastningsplats råvaran blir avlämnad på.

Den stödjer enbart transportslag ”sjötransport”.

Transportsedel kopplat till en leverans i rapporteringsklienten

En råvarumätning som är gjord i rapporteringsklienten och du vill koppla en transportsedel på leveransen. Ett befraktarkontrakt måste sättas upp mellan parterna och en av aktörerna behöver stå som användare ”befraktare” i aktörsregistret. 

Förklaring för förkortningar och överstrykningar

I bilder och text förekommer det förkortningar. Förkortningarna betyder detta:

• FLK= Förstaledskontrakt
• BK= Befraktarkontrakt
• TI=Transportinstruktion
• RH=Redovisningshänvisning
• KK=Köparkontrakt
• Ref till AO= Refererande till Avtalsobjekt
• TU=Transportunderlag

När lagerplats och lagerplatskoordinat är överstruket betyder det att denna information går inte att uppge och då kommer inte informationen med till uppföljning (Se Bild 1).

Bild 1

Hämtplatsvarianter

 I de olika användningsfallen har vi använt dessa.

1. Avgångshamn via Ankomsthamn (Via betyder att koordinaterna ligger i ankomsthamn och används endast när råvara kommer utomlands).
2. Hamn (betyder att koordinaterna ligger i den hamnen - 01300 Norrköpingshamn).
3. Avgångshamn/Ankomsthamn (koordinaterna ligger i avgångshamnen, och på lagerplatsnivå ligger koordinaterna på ankomsthamn)

Observera att det är koordinater som ligger på Lagerställe/Hämtplats/Mottagningsplats nivå som krönt vägval använder.

Initiera transportaffär

När du väljer initiera transportaffär ”nej” skapas inga befraktarunderlag eller transportinstruktionen. I chaufförsklienten eller mätplatsstödet (MPS) går det inte lämna transportuppgifter. Lämna transportuppgifter ”Ja” (bild 1) får du inte upp något avtalsobjekt. Det samlas inte in utförande företag eller registreringsnummer på bilar som syns i någon transportuppföljning.

Bild 1

Två förstaledskontrakt relaterade till varandra

I 3.1 och 3.2 kan du läsa hur du sätter upp två förstaledskontrakt. Ett förstaledskontrakt för ersättningsgrundande mätning för råvaran och det andra förstaledskontraktet har ersättningsgrundande för transporten.

Bild 1 är en övergripande bild på hur det kan se ut.

Bild 1

Förstaledskontrakt ett

På första förstaledskontraktet ska du fylla i om ersättningsgrundande mätning avser råvaruaffären.  Där väljer du ”industrimätning” (Se bild 1).

Bild 1

Mätningen ska inte vara ersättningsgrundande för transportaffären. På förstaledskontraktet väljer du initiera transportaffär ”nej”. (Se bild 2)

När du svarat nej skapas inga befraktarunderlag och du kan inte registrera några transportuppgifter i Chaufförsklienten eller Mätplatsstödet (MPS)  

Bild 2

När du väljer vilken Site på Förstaledskontraktet, (se bild 3) kommer landet följa med från lagerstället/hämtplats/mottagningsplats som är upplagd under den siten. (Bild 4)

Bild 3

Bild 4

Tallinshamn har koordinaterna i Tallinn (Bild 5).

Bild 5

På allmänt fliken på avtalsobjektet kan du använda refererande avtalsobjekt, för att ge spårbarhet mellan avtalsobjekten.

Du behöver sätta avtalsobjektet i status ”Aktiv” som ska vara det refererade avtalsobjektet (Bild 6).

Bild 6

I rutan refererande avtalsobjekt kan du ändra innan du har destinerat, om du vill koppla bägge avtalsobjekteten mot varandra, eller bara referera tillbaka mot det första avtalsobjektet (Bild 7,8,9). När du har destinerat går refererande avtalsobjekt inte längre att ändra.

Bild 7

Bild 8

Bild 9

En ny flik för fraktsedel B/L ger möjlighet att söka ut på enskild fraktsedel samt att följa en sjötransport. Fyller du i fraktsedel fältet enbart vid sjötransport går det i BI-rapporter att söka ut volymer som kommit på sjötransport. 

Fraktsedel B/L och utfärdare kan du ändra innan det är destinerat (Bild 10).

När det är destinerat går det inte att ändra.

Bild 10

Transportslaget är det transportslag som råvaran blir mätt ifrån. När du använder rapporteringsklienten står det sjötransport som transportslag.  

Det är tomt i fälten befraktare, namn och befraktare för flaggan ”nej” initiera transportaffär är markerat (Bild 11).

Bild 11

I redovisningshänvisningen behöver du uppge en befraktare, fast den inte har någon funktion när det är ”nej” på att initiera transportaffär (Bild 12).

Bild 12

Mätningstjänster behöver beställas hos Biometria för till mätplatsen.

Förstaledskontrakt två

På andra förstaledskontraktet ska du fylla i att ersättningsgrundande mätning inte avser råvaruaffären. Där väljer du ”ingen” (Se bild 1). Du vill inte att mätningen ska vara ersättningsgrundande för råvaran.

Bild 1

Mätningen ska vara ersättningsgrundande för transportaffären. Där väljer du initiera transportaffär ”Ja” (Se bild 2). Befraktarunderlag blir skapad vid destinering.

Bild 2

Du väljer samma Site som i det första förstaledskontraktet (Del1) (Bild 3).

Bild 3

På avtalsobjektet väljer du vilken hämtplats (Bild 4).

I detta exempel väljer vi samma Site fast vi byter hämtplats som talar om vilken ankomsthamn koordinaterna ska ta avståndet ifrån till transporten.

Vi kommer i användningsfall berätta om olika alternativ.

Bild 4

Du behöver sätta avtalsobjektet i status ”Aktiv” som ska vara det refererade avtalsobjektet (Bild 5).

Bild 5

I rutan refererande avtalsobjekt kan du ändra innan du har destinerat, om du vill koppla bägge avtalsobjekteten mot varandra, eller bara referera tillbaka mot det första avtalsobjektet (Bild 6). När du har destinerat går refererande avtalsobjekt inte längre att ändra.

Bild 6

En ny flik för fraktsedel B/L ger möjlighet att söka ut på enskild fraktsedel samt att följa en sjötransport. Här uppger du samma referens på fraktsedel som du uppgav på det refererande avtalsobjektet (Bild 7).

Bild 7

Transportslaget är det transportslag som råvaran blir mätt ifrån. På förstaledskontrakt 2 kommer råvaran bli mätt på bil och då blir transportslag ”Vägtransport” (Bild 8).

Bild 8:

I redovisningshänvisningen ska det stå vägtransport i transportslag och den som är befraktare i transportaffären (Bild 9).

Bild 9

Vid destinering så kommer Fraktsedel B/L med ut på transportinstruktion när initierad transportaffär har flaggan ”Ja” (Bild 10).

Bild 10

Mätningstjänster och mätningsflöde till mätplatsen behöver beställas som inte är ersättningsgrundande (Bild 11).

Bild 11

Användningsfall 1 - Två förstaledskontrakt

Förstaledskontrakt ett är ersättningsgrundande mätning för råvaran och förstaledskontrakt två är ersättningsgrundande för transporten. På förstaledskontrakt ett använder du rapporteringsklienten i alla varianter. Landet på avtalsobjektet påvisar import och det följer med från hämtplats, mottagningsplats i platsstrukturen.

Variant 1 Import Krönt vägval från ankomsthamn

Du sätter upp förstaledskontrakten lika som 4.1 och 4.2. En översiktsbild hur det ser ut.

På förstaledskontrakt ett som gäller råvaran sätter du upp väljer du den mottagningsplats som råvaran ska hämtas ifrån som har land och koordinat i Tallinn. Rapporteringsklienten används blir det transportslag Sjötransport på RH.

På förstaledskontrakt två som gäller transporten. Ska du prisräkna transporten med krönt vägval behöver du välja ”Tallinns Hamn via Skogsbolagetshamn”. Där koordinaterna på hämtplatsen ligger i Skogsbolagetshamn och landet är fortfarande Tallinn (Bild 1).

Bild 1

Befraktarkontrakt för transportföretaget.

Variant 2 Import FLK 1 Lossning eller lastningskostnad

Du sätter upp lika som 4.1 och 4.2

Lossning eller lastningskostnaden på den avgångsmätta kvantiteten kopplar du en transportsedel till det avtalsobjektet som finns på förstaledskontraktet ett för ersättningsgrundande mätning för råvaran.

Översiktsbild

Ett befraktarkontrakt behöver läggas upp mellan aktören som lastat eller lossat båten och aktören som beställt tjänsten om båtlossning eller lastning för att kunna skapa en transportsedel.

Du uppger ingen fraktsedel B/L identitet när du skapar transportsedel utan det är viktigt att uppge rätt avtalsobjekt som kostnaden ska kopplas till.

Fraktsedel B/L identitet som du uppgett på avtalsobjektet kommer ”Klistras på” i BI rapporten transportsedel som är kopplat till det aktuella avtalsobjektet.

På leveransen finns det inga transportuppgifter och då finns inte leveransen sökbar i kolumnen leverans (Bild 1). Vill du se vilken leverans kostnaden är kopplad till behöver du uppge det under fritext för att kunna söka på det i BI rapporten transportsedel 984 (Bild 2).

14.3 kan du läsa mer om uppföljning transportsedel.

Bild 1

Bild 2

Variant 3 Import FLK 2 Fast pris sträcka, à-pris per kvantitet

Du sätter upp lika som 4.1 och 4.2 skillnaden är på FLK 2 som gäller transporten där väljer du 1 km på TU. Prislista med grundpriskomponent á-pris per kvantitet/pris per TU eller á-pris per sträcka.

Variant 4 Import FLK2 Samma aktör

Lossningskostnad och transportkostnad av samma aktör.

I prislistan anger du om det ska vara fast pris strecka mellan 12801 HA Tallinns hamn och Skogsbolagets bruk och en priskomponent med lossningskod.

I hela lossningstillfället går det att uppge transportuppgifter med lossningskod som gäller för alla bilar som är uppsatt i lossningstillfället.

Variant 5 Import FLK 2 olika aktörer

Det transportföretag/aktör som utför själva mätningstjänsterna är den aktören som också samlas in transportuppgifter på. Är det olika aktörer som utför lossning och transport på samma sortiment behöver du göra en transportsedel på den aktör som inte utför mätningstjänsterna.

Användningsfall 2 Import Rapporteringsklienten och Transportsedel

Ersättningsgrundande mätning på utländsk mätplats utan insamling av transportuppgifter eller mätning för transportersättningen på svensk mätplats.

Översiktsbild

Variant 1 Transportsedel

Du har en avgångsmätt kvantitet och registreringen görs i rapporteringsklienten. Transporter till och från fartyget använder ingen mätplats. Lastning och lossning av fartyget använder ingen mätplats.

Exempel:

• Timtid på transport eller lossning.
• Ersättning utgår för den avgångsmätta volymen till transporten och lossning/lastning av fartyget.
• Fast pris per strecka.

För att ersätta aktören så behöver du göra ett befraktarkontrakt och skapa transportsedlar. Transportsedlarna går koppla till aktuellt avtalsobjekt som det berör. Råvarusäljaren och råvaruköparen behöver vara upplagd som befraktare i aktörs registret för att aktörsnummret ska komma upp i rullisten köpare när befraktarkontrakt ska skapas.

Användningsfall 3a Kollektivvariant 4 och 6 med transportuppgifter

Ersättningsgrundande mätning för råvaran och transport. I alla varianterna kan mätningsflödet vara kollektivvariant 4 och/eller 6.

Du sätter upp ett förstaledskontrakt med ersättningsgrundanden mätning ”industrimätning” och initiera transportaffär ”Ja”. (Bild 1)

Bild 1

Det transportföretag/aktör som utför själva mätningstjänsterna är den aktören som också samlas in transportuppgifter på. Är det olika aktörer som utför lossning och transport på samma sortiment, behöver du göra en transportsedel på den aktör som inte utför mätningstjänsterna.

Variant 1 Kollektiv 4

Råvaran lastas ut från avgångshamnen Skogsbolagethamn och kommer till ankomsthamnen Norrköpinghamn. Koordinaterna på lagerstället ligger i Skogsbolagetshamn. På lagerplatsnivå ligger koordinaterna i Norrköpinghamn. Krönt vägval fungerar inte eftersom krönt vägval ruttar från Skogsbolagetshamn.

Variant 2 Kollektiv 6 och annan platsstruktur

Beroende på hur råvaruaffären är uppgjord och hur du vill följa upp.

• Är det en ankomsthamn kan du använda krönt vägval. Du får ingen information vilken avgångshamn det kom ifrån.
• Är det en avgångshamn kan du inte se vilken ankomsthamn råvaran passerar.

 Kollektivvariant 6:

Variant 5 Se över mättjänster

Lossningkostnad av fartyg (flis/rundved) (fast pris m3f) och transportkostnad fast m3f rundved till transportföretaget. Rundveden avgångsmätt. Ersättningsgrundande av Flis mäts i Sverige och ersättningsgrundande för transporten till ett annat transportföretag (som inte kör rundved).

Användningsfall 3b Kollektivvariant 4 och 6 utan transportuppgifter

När du sätter upp förstaledskontraktet ska du välja ersättningsgrundande mätning ”industrimätning” och initiera transportaffär ”nej”. Inga transportuppgifter kommer samlas in om utförande transportföretag eller registreringsnummer. I RH ska det vara transportslag ”vägtransport”.

Variant 1 Kollektiv 4

Kollektivvariant 4 med mätningsflöde och mätningstjänster.

Variant 2 Kollektiv 6

I bilden mätningsflödet och de olika mätningstjänsterna.

Användningsfall 3 c Hamnkran inga transportuppgifter

När du sätter upp förstaledskontraktet ska du välja ersättningsgrundande mätning ”industrimätning” och initiera transportaffär ”nej”. Inga transportuppgifter kommer samlas in om utförande transportföretag eller registreringsnummer. I RH ska det vara transportslag ”vägtransport”

Variant 1 Hamnkran Kollektiv 4

Variant 2 Kollektiv 6 Transportsedel

Nedan syns det vilket mätningsflöde samt mätningstjänster och annan platsstruktur. Befraktarkontrakt behöver sättas upp för transportsedel.

Användningsfall 4 Import och travmätning utan kollektiv

Variant 1 Import och travmätning utan kollektiv

Import och ersättningsgrundande mätning för råvara och transport på svensk mätplats. Landet på avtalsobjektet påvisar import och det följer med från hämtplats, mottagningsplats i platsstrukturen.

Användningsfall 5 Mätning i avgångshamn, bruttovolym

Du sätter upp ett förstaledskontrakt med ersättningsgrundanden mätning ”industrimätning” och initiera transportaffär ”nej” transportslaget ska vara ”Sjötransport”.

Variant 1 Export och transportsedel

Mätplatsen kopplas till den destinerade mottagningsplatsen Tallinns hamn.

Variant 2 Råvarumätning

Ingen insamling av transportuppgifter och ingen transportsedel utan enbart mätning.

Uppföljning BI

Gäller både redovisas och transports rapporter

Filter

Finns det tecken i fraktsedel har du möjlighet att följa upp hur mycket kvantiteter och kostnader som är kopplad till en sjötransport och vilket land det kommer ifrån. Detta fungerar i de rapporter som har fraktsedel B/L och land på avtalsobjekt i filter.

Exempel:

Söker du på avancerad filtrering och visa objekt när värdet ”är inte tomt”.

(Bild 1 och 2)

Bild 1

Bild 2

Vill du sortera ett steg till kan du lägga till innehåller och mer specifik Fraktsedel B/L (Bild 3)

Bild 3

Uppföljning Sjötransporter redovisa

BI Rapport Kvantitet och värde personifierad 146

Rapport Kvantitet och värde personifierad 146 - är en anpassningsbar rapport efter hur Aktör själv önskar utredovisa de kvantitet och värden som har t.ex. Transportslag Sjötransport.

Valmöjligheterna är många i rapporten. Här väljer Ni själva hur Ni önskar utredovisa Ert data.

Rapport 146 visar enbart mätningar som har måttslagskvalitet 1 och 2.
Liknande rapporter finns inom Redovisa med måttslagskvaliteter 1-4. Dessa är ”fasta” rapporter (ej anpassningsbara), förslagsvis Kvantitet och värde detaljer rapporterna 067/286.

Skillnad mot de rapporter som Transport har - så finns ej Land som Kolumnval/Attribut i rapport 146, utan enbart som filterfunktionalitet.

Sökbart är också om man önskar se enbart Sjötransporter i ett tidigt skede som filter. Bocka i sjötransport och enbart de leveranser som omfattas visas på Er behörighet.

Vi väljer att söka på Fraktsedel B/L i filter och väljer också att lägga till den som attribut (se förklaring nedan) i rapporten för utredovisning.

Genom att markera nedan Stapel i rapporten så kan man Anpassa det här visuella objektet och ta bort och lägga till attribut som man önskar utredovisa i sin rapport.

För att lägga till attribut – ställ markör på plus tecken nedan. Då tillkommer fler förslag över de val som finns att välja.

Ett attribut kan också ändra position i det visuella objektet genom att användaren klickar och håller ned muspekaren samtidigt som attributet dras till önskad position i ovan bild.
Dessa utredovisas i rapporten på kolumn nivå efter hur Ni väljer att sortera dem här.

Genom att markera ett/flera attribut i rullisten så kommer informationen med i rapporten. 

Fält kan också avlägsnas genom att markera de tre punkterna (…) och välj – Ta bort fält.

Vad gäller platsstruktur så finns många val att välja efter beroende på hur Aktör önskar utredovisa dessa.
Vi har lagt till attribut Hämtplats vid utredovisning i vår utsökning i Resultat bild nedan.

Även Site information finns att välja i olika sammanhang om Aktör önskar utredovisa dessa.

Slicers som finns i rapportens huvud går också att ändra till andra Attribut genom samma funktionalitet. Endast ett val gäller här och man måste byta ut Fält till önskad attribut, genom att ta bort den man ej önskar ha och markera den man önskar byta till. Slicern byter då namn till det Ni anpassat den till.

Vår Resultat bild nedan innefattar de slicer val som finns som standard vid start av rapporten. Kolumnvalen har vi lagt till genom att ändra/lägga till Attribut i - Anpassa det här visuella objektet.

Tänk på att Ni kan spara Er ändring som ett Bokmärke, då behålls de attribut/kolumner Ni valt till nästa tillfälle. Tänk också på de avvikelser som kan förekomma från föregående Sjötransport (ifall förvalda filter ligger kvar i bokmärket) för att fånga rätt data och identiteter i nästkommande sök.

Resultat bild:

Vi har i Resultat bild lagt till ett Refererande avtalsobjekt som relaterar till de inmätta transporterna som finns på denna Fraktsedel B/L. Då vi önskar göra uppföljning även på dem.
I Avtalsobjekt i AX (se bild nedan) relaterar man de två Avtalsobjekten till varandra. Två förstaledskontrakt behövs i detta fall då.

Refererande AO (i detta fall 1230) har Ingen ersättningsgrundande mätning upplagd i mätningsflödet på dess mottagningsplats = måttslagskvalitet 3 (eller 4) förekommer endast. Förstaledskontrakt och mätningstjänst/flöde skall innehålla samma uppgifter för att det skall fungera att rapportera in kvantiteter rätt.
Mätningarna på detta refererande AO, får ej träff i rapport 146 (som visar enbart måttslagskvalitet 1-2). Kvantitet och värde detaljer 067/286 eller Avlämnat 798 hänvisas till i detta fall.

Mätningarna kommer aldrig försvinna från Avlämnat 798 då de Ej innefattas av ersättningsgrundande mätning = aldrig träff på måttslagskvalitet 1 eller 2 som rapport 798 kräver.

Avtalsobjekten kan dock jämföras mot varandra ifall man önskar se avlämnat respektive inmätt på Avtalsobjekten som refererar till varandra.

Avlämnat rapport 798 på Refererande Avtalsobjekt 00001230 visar ton kvantitet måttslagskvalitet 3.

Exportera och skriva ut data

Önskar man exportera datat till Excel så finns funktionalitet till det enligt nedan.

Följd fråga uppstår och Aktör kan välja hur man önskar exportera datat till Excel. Välj Exportera knappen efter val gjorts och filen blir nedladdningsbar i din dator.

Det går även att skriva ut (Print to PDF) eller spara ner den i din dator som en PDF fil direkt från Rapportportalen.

I dagens VIOL 3 finns ej mätbesked för Sjötransporter i de fall affären ej innefattas av VML (Virkesmätningslagen).

Omfattas affären av VML så kan mätbesked finnas att hämta från Mätbeskedsklienten om det överenskommits mellan aktörerna. Dessa innefattas då inte av information som tex Bill of lading, hämtplats, site, site typ m.m. utan redovisas ut efter de krav som finns på mätbesked och dess utseende – Ni kan läsa mer om detta här: White Paper Mätbesked/Mätbeskedsklienten VIOL 3.

Ej heller finns det möjlighet att få Information till engelska från BI-systemet – Kund kan välja att exportera data till Exel och där själv göra en egen översättning till Engelska på informationen som exporterats om det är ett måste.

Uppföljning Sjötransport transport

I rapporten transportaffär 149, transportaffär råvaruobjekt 380 och transportsedel 985 på tabellfliken är rapporterna anpassningsbar. Tips och förklaringar hur du kan filtrera och lägga till och ta bort kolumner finns i avsnitt 14.1 Uppföljning sjötransport redovisa.

Avlämnat och inmätt 191

I rapporten avlämnat och inmätt 191 på fliken Sjö/Tåg/Väg-transport kan du se refererande avtalsobjekt, refererande transportslag och refererande transportsedel i kolumn (Bild 1) för att ge fler uppföljning möjligheter.

Finns även med i filter. (Bild 2,3)

Bild 1:

Bild 2: 

Bild 3:

Transportaffär 149

På tabellfliken kan du lägga till och ta bort kolumner och det finns även med filter.

Site slutplats och Site startplats finns tillagt i rapporten. Hämtplats,B/L fraktsedel och landet på avtalsobjekt finns möjligheter att lägga in som kolumn i tabellen. (Bild 1 och 2)  För att enkelt ska kunna följa upp.

Bild 1:

Bild 2: 

Transportsedel 985

Det som har tillkommit i transportsedel är tillval av två kolumner fritext och fraktsedel B/L i den nedre tabellen samt visuellt filter.

När du uppgett leveransid i fritextfältet och vill söka på specifik leverans. Tryck på tangenten ctrl + vänsterklickar på musen på den raden du vill markera.En svart list markerar till vänster vilka rader som är markerad. (Bild 1) I filtret fritext kan du sedan söka efter specifika leveranser.

Mätplats

I Användningsfall ett är den ersättningsgrundande mätningen för råvaran på mätplatsen Tallinns hamn. Mätplatsen är kopplad till många mottagningsplatser.

På bilden är den kopplad till fem olika mottagningsplatser. (Bild 1) Vid avgångsmätning från svensk mätplats behöver mätplats som råvaran avgångsmätts ifrån kopplas mot mottagningsplatsen som råvaran transporteras till. Mätningsflöden och mätningstjänster med transportslag ”sjötransport” behöver vara upplagd på den mätplats som råvaran avgångsmätts ifrån. Börjar det men en vägtransport fram till fartyget blir det transportslag ”väg” om det blir mätt på en lastbil.

Bild 1: